img
  • KALİTE LTD. ŞTİ.

  • Takip Edin:

Süreç Danışmanlığı ve Süreç Yönetim Sistemi



Hiyerarşik organizasyonunuzda çatışmalar mı var? Kişiler ayrıldığında işler duruyor mu? Yeni işe başlayanlar işi öğrenmek için “çırak” gibi mi çalıyor? Çalışanlarınız “iyileştirme” kavramlarından bihaber mi? Kaynaklarınızın etkin tahsis ettiğinizden emin misiniz? İşlerin sahipleri belirli mi yoksa iş sahipliği bir çatışma alanı mı? Kritik süreçlerinizin farkında mısınız? Kilit süreçlerinizin neler kazandıracağını biliyor musunuz?...Günümüzde rekabet, kuruluşlar arasında değil, süreçler arasındadır ve süreçlerin stratejik seviyede ele alınması bir zorunluluktur. “Sipariş Süreciniz” yeterli değilse satıcılarınızın çok iyi olması anlamlı değildir. "Termin Süreciniz" yavaş çalışıyorsa müşteri memnuniyeti çalışmalarınızın getirisi yoktur, “Teslimat Süreciniz” başarısız ise reklam ve promosyon faaliyetleri için boş yere fon ayırıyorsunuz demektir.
Süreçlerinizi yönet(e)miyorsanız, gerçekte neyi yönettiğinizi sorgulamalısınız!
Kararlı kuruluşların Süreç Yönetim Sistemi konusunda profesyonel danışmanlığı tercih etmesinin üç temel nedeni vardır:
1-Danışmanlık deneyimimiz göstermektedir ki, çalışanlar çoğu zaman, özellikle kendi süreçleri sözkonusu olduğunda objektif davranıştan uzaklaşmaktadırlar. Ayrıca çalışanlar iyileştirme gerekleri konusunda kendi bölümlerinde olduğu kadar diğer bölümlere karşı da çekingendirler. Herhangi bir iyileştirmeye açık alan bir diğer bölümle aralarında sorun yaratabilir endişesini sürekli hissetmektedirler.
2-Çalışanlar her ne kadar işlerinde dikkatli olsalar da zamanla "işletme körlüğü" yaşarlar ve bu körlüğü içselleştirerek, benimserler. "İşletme Körlüğü" status quo'ya dönüştüğünde çarkın dişlileri aşınmaya başlar...
3-Çalışanlar her zaman bir profesyonel danışman kadar iyileştirmeye açık alanları göremez ve ortaya çıkaramazlar. Bunun, çalışanların bilgi seviyesi ile ilgisi yoktur. İyileştirmeye açık alanlar, "sürekli iyileştirme" ile harmanlanmış deneyimle ilişkili bir durumdur...
Yukarıdaki temel nedenden ötürü kuruluşlar Süreç Yönetimi konusunda danışmanlık hizmeti alarak azami faydayı sağlayabilir ve verimliliklerini rakiplerinin üzerinde artırabilirler. Süreç yönetimi konusunda alınacak danışmanlık hizmeti safhasında çalışanlar eğitildiği ve geliştirildiği için "sürekli iyileştirme kültürü" sağlam temelli olarak kuruluşun tüm hücrelerine yerleşecektir. Bu safhadan sonraki iyileştirmeler artık kuruluş çalışanları tarafından "objektif" olarak yapılabilir.
Süreç Yaklaşımı ile gerçekten size getiri sağlayan süreçleri ortaya çıkartabilir, organizasyonunuzu yalınlaştırabilir, rekabet gücünüzü yükseltebilir, hiyerarşik çatışmaları giderebilir, kilit ve kritik süreçlerinize odaklanabilir, etkin kaynak tahsisi yapabilir, yeni insan kaynağını kısa sürede bünyeye katabilir ve en önemlisi süreçlerinizi yani işinizi sürekli iyileştirerek güncel rekabet ve teknolojiye uygun esnek bir yönetim sistemine kavuşabilirsiniz.
SÜREÇ DANIŞMANLIK, kuruluşunuzun süreçlerini, iş akışlarından ve kritik süreçlerini hazırlar; süreçlerinizi analiz ederek, rekabet, müşteri ve piyasa konumunuza uygun olarak her aşamadaki iyileştirme gereklerini size sunar. Çalışanlarınızı eğitir, "sürekli iyileştirme" kültürünün kuruluşunuzun temel yaklaşımı olmasını sağlar.
Süreç, iç ve/veya dış müşteriler için katma değer sağlayan çıktıları üreten, tanımlanabilir, tekrarlanabilir ve ölçülebilir işlemler bütündür.
Süreç Yönetim Sistemi ise katma değer yaratan tüm faaliyetlerin etkin ve verimli yönetimini sağlamak, stratejiler üzerinde etkili ve Kritik Başarı Faktörleri ile doğrudan ilişkili kilit süreçleri belirlemek, süreçlerin sistematik yönetilmesi, gözden geçirilmesi ve iyileştirilmesini sağlamak üzere kararlı ve esnek bir sistematik oluşturulmasıdır.
Süreç Yönetimi stratejik bir karardır. Bu amaçla, planlaması, yönetimi ve gözden geçirilmesi kuruluşun vizyon, misyon, strateji ve hedeflerini kapsar.
Süreç Yönetim Sistemi kalite sistemi ile desteklenmeli, kuruluşun hedefleri ile ilişkilendirilmelidir.
Kritik Süreçler:
Strateji ve Kritik Başarı Faktörleri üzerinde etkisi büyük, müşteri memnuniyetini artıran ve iyileştirme gereği bulunan süreçlerdir. Kritik süreç göstergeleri (parametreleri) kurumsal ve bireysel hedef olarak izlenmelidir.
Gözden Geçirme ve Sürekli İyileştirme:
Süreçlerin izlenmesi ve ölçümlenmesinden elde edilen sonuçlar, süreçlerin iyileştirilmesinde kullanılmalıdır. Sürecin esnekliği, iç ve dış etkileşimlere karşı sürekli gelişmesi ile doğru orantılıdır.
Süreç Yönetim Sistemi ile Kalite Yönetim Sistemleri arasında doğrudan bir ilişki söz konusudur.
üreç Yönetim Sistemi ile Kalite Sistemleri arasındaki ilişki: ISO 9001:2008 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
ISO 9001 Kalite Yönetim Standardı’nın yeni versiyonları (2002, 2008) süreç yönetimini bir yaklaşım olarak standarda yerleştirmiştir. Standardın giriş maddesine göre “Bu standart, müşteri şartlarını karşılamak sureti ile müşteri memnuniyetini artırmak için kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesinde proses yaklaşımının benimsenmesini teşvik eder… Bir kuruluş, etkin çalışması için, birçok bağlantılı faaliyetleri tanımlamalı ve yönetmelidir.”
Aynı standardın 4.1 Genel şartlar bölüm ise süreç yönetim sisteminin içeriğini belirler:

“Kuruluş;
a)Kalite yönetim sistemi için ihtiyaç duyulan prosesleri ve bunların bütün kuruluştaki uygulamalarını belirlemeli (Madde 1.2),
b)Bu proseslerin sırasını ve birbirleri ile etkileşimini belirlemeli,
c)Bu proseslerin, birbirine olan etkisini, sırasını ve operasyonların etkinliğini belirlemeli,
d)Bu proseslerin çalıştırılmasını ve izlenmesini desteklemek için gereken kaynağın ve bilginin hazır bulundurulmasını sağlamalı,
e)Bu prosesleri izlemeli, ölçmeli ve analiz etmeli ve
f) Planlanmış sonuçlara ulaşmak ve bu prosesleri sürekli iyileştirmek için gerekli faaliyetleri uygulamalıdır.”
Süreç Yönetim Sistemi danışmanlığımızın temel adımları şu şekildedir;
Mevcut Durum Analizi:
Çalışanlar, Müşteriler ve Tedarikçilerle görüşmeler,
Süreçlerin izlenmesi,
Piyasa ve sektör analizi,
Kısa ve uzun süreli eğitimler.
Süreç Analizi:
İş Akışlarının detaylı çizimi ve analizi,
Müşteri nezdinde değer yaratmayan adımların (7 Muda) ve yileştirmeye açık alanların (İAA) belirlenmesi,
Süreçlerin tanımlanması, sınıflandırılması, sahiplendirilmesi,
A-Süreçlerin teknik sınıflandırması: Yönetim Süreçleri, İş Süreçleri, Destek Süreçler,
B-Süreç Fiziksel Sınıflandırması: Süreç köylerinden hücre yapılarına geçiş,
C-Süreç Tanımlama Formları.
Potansiyel Süreç Performans Göstergelerinin belirlenmesi,
Stratejiler ve/veya Kritik Başarı Faktörlerinin belirlenmesi,
Süreç Danışmanlık’a özgü bir yöntem olan “Etki Oranı”, "Gelişim İhtiyacı" ve “Karar Matrisi" ile Kilit ve Kritik Süreçlerin objektif olarak belirlenmesi,
İyileştirme:
Yalın Süreç İyileştirme Eylem Planlarının oluşturulması,
Yalın destek fonksiyon planlaması,
İyileştirmelerin Yayılımı: Yalın sürece geçiş uygulamaları (TAKT Sistematiği, Tek Parça Akış, Kaizen, 5S, Hücre Yapılanması, JIT ve QFD Yaklaşımları)
Süreç Performansları ile Kurumsal hedeflerin ilişkilendirilmesi,
Tedarikçi ve müşterilerin geliştirilmesi,
Periyodik gözetim, izleme ve doğrulama ziyaretleri,
Raporlama:
Kazancınız
Süreç Yönetim Sistimi danışmanlığımız sonucunda kuruluşların başlıca kazançları şunlardır;
Vizyon, Misyon, Strateji ve hedeflere uygun süreçlerin tasarımı veya süreç mimarisinin yeniden tasarımı
Basit, herkesçe anlaşılabilir süreçlerle rol ve sorumlulukların belirlenmesi ile hiyerşik organizasyon çatışma alanlarının azalması,
Rekabetçi (esnek ve hızlı) organizasyon,
Kaynakların etkin kullanımı,
Mevcut süreçlerin yapısına ve çıktılarına bağlı olarak performans parametrelerinin belirlenmesi
Hedeflerin dengeli ve objektif yayılımı,
Müşteri memnuniyeti ve sadakatinin artması,
Müşteri portföyünün zenginleşmesi,
Şikayetlere duyarlılığın yükselmesi,
Sistematik çözümleme yeteneğinin gelişmesi,
Önleyici davranışın gelişmesi,
Orta vadede kalitede yükseliş,
Tüm süreçlerde, hız ve kaynak tasarrufu sağlayan Etkinlik ve Etkililiğin artırılması
Sabit ve Değişken maliyetlerinin azalması.
“Bir sonraki süreç müşteridir” yaklaşımının yerleşmesi ile daha etkili iç iletişim sağlanması
“Sürekli İyileştirme” kültürünün kurumsal bünyeye yerleşmesi,
Ölçme, analiz ve iyileştirmeye yönelik yaklaşımların geliştirilmesi
Hatalı adımların yok edilmesiyle gereksiz tekrarların ve maliyetin azaltılması, verimliliğin artırılması
Farkımız
SÜREÇ DANIŞMANLIK;
Sizi etkin olarak dinler,
Bilgi ve tecrübe ile tüm iş akışını irdeler,
Gerçekleri ve kaynaklar ölçüsünde yapılması gerekenleri profesyonel cesaretler sunar,
Başarıyı temel öncelik olarak almak için uygulama sonrası ziyaretler ile gelişmeleri izler ve raporlar.